Rozliczanie delegacji zagranicznej

W części pokrytej zaliczką koszty poniesione w czasie podróży służbowej przelicza się według kursu zastosowanego do przeliczenia zaliczki. Jeśli pracownik sam sfinansował koszty w walucie i przedstawił pracodawcy dowód na wysokość tych kosztów (np. wyciąg z karty kredytowej, zawierający zastosowany przez bank kurs), zwrotu należy dokonać w wysokości faktycznie przez pracownika poniesionej.
Zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), do księgowania poszczególnych operacji należy zastosować:
1) kurs kupna, stosowany przez bank, z którego usług korzysta jednostka, dla:
– sprzedaży waluty bankowi,
– zwrotu waluty na rachunek bankowy z kasy walutowej,
– dokonania zapłaty zobowiązania,
– naliczonych odsetek od środków posiadanych na rachunku,
2) kurs sprzedaży, stosowany przez bank, z którego usług korzysta jednostka, dla:
– zakupu waluty od banku,
– pobrania waluty z rachunku do kasy walutowej,
– otrzymania spłaty należności,
3) średni kurs NBP do ewidencji należności i zobowiązań walutowych.
Wycena środków pobranych przez jednostkę ze swojego rachunku walutowego nie zależy, więc od kursu, po jakim zaksięgowano wpływ tej waluty – ustawodawca nakazał zastosować kurs sprzedaży, stosowany przez bank, z którego usług korzysta jednostka, obowiązujący w danym dniu. Oczywiście powstaną w takim przypadku różnice kursowe od własnych środków pieniężnych, które zostaną ujęte w kosztach lub przychodach.
W przypadku wydatków w trakcie zagranicznej delegacji mamy do czynienia z sytuacją nietypową, bowiem wydatki dokonywane są przez kilka, a czasem kilkanaście dni. W praktyce przyjmuje się, że do rozliczenia wszystkich wydatków związanych z wyjazdem służbowym stosuje się jeden kurs: najczęściej kurs, po jakim pobrano z rachunku walutowego waluty na zaliczki dla pracowników – jest to wówczas kurs sprzedaży, stosowany przez bank, z którego usług korzysta jednostka, obowiązujący w dniu pobrania waluty. Jeśli zaliczka nie jest pobierana, do rozliczenia wydatków przyjmuje się kurs sprzedaży, stosowany przez bank, z którego usług korzysta jednostka, obowiązujący w dniu rozpoczęcia lub w dniu zakończenia delegacji. Wypłata środków dla pracownika z tytułu zwrotu poniesionych kosztów dokonywana jest albo w walucie, albo w złotówkach, po kursie, jaki zastosowano do wyceny delegacji. Jeśli jednak pracownik poniósł koszty w walucie i przedstawił pracodawcy dowód na wysokość tych kosztów (np. wyciąg z karty kredytowej, zawierający zastosowany przez bank kurs), zwrotu należy dokonać w wysokości faktycznie przez pracownika poniesionej uznając, iż to właśnie jest “faktycznie zastosowany kurs”.
Metodę wybraną do ewidencji wydatków z tytułu zagranicznych delegacji należy zapisać w polityce (zasadach) rachunkowości i stosować konsekwentnie przez cały rok.
Małgorzata Niedźwiedzka
Vademecum Głównego Księgowego
19252
Data publikacji: 11 czerwca 2012 r.