Radosław Mleczko – podsekretarz stanu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację 5771 wyjaśnił zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy.
Zgodnie z przepisem art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa – także 50 lat, z tym że licząc od daty jej wytworzenia. Jednocześnie w świetle przepisu art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Niewątpliwie przechowywanie dużej ilości dokumentów jest trudne ze względów organizacyjnych oraz wymaga znacznych nakładów finansowych. Zatem istnieją obiektywne okoliczności do rozważenia wprowadzenia możliwości wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.
W Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej prowadzone są prace mające na celu ograniczenie obowiązku przechowywania dokumentacji wytworzonej w związku ze stosunkiem pracy do tych dokumentów, które są niezbędne, a także prace nad dopuszczeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania takiej dokumentacji. Jednakże należy zauważyć, iż umożliwienie prowadzenia jako alternatywnej dla papierowej elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej wymagałoby zmian systemowych w przepisach prawa pozostających w zakresie działania nie tylko ministra pracy i polityki społecznej. W związku z powyższym przewiduje się kontynuację prac we współpracy z innymi ministrami, w szczególności z ministrem administracji i cyfryzacji, ministrem kultury i dziedzictwa narodowego oraz ministrem sprawiedliwości.
Opracowanie: Weronika Adamczyk
Źródło: www.sejm.gov.pl, stan z dnia 31 lipca 2012 r.
Data publikacji: 31 lipca 2012 r.