Przepisy nie przewidują konieczności opracowania „Regulaminu fakturowego” od 1 stycznia 2013 r., czyli procedur wewnętrznych, czy też praktyki wewnętrznej w firmie dotyczącej zasad fakturowania.
Od 1 stycznia 2013 r. nastąpiły pewne zmiany w zakresie zasad wystawiania faktur VAT. W związku z tym, że od faktury mniej zależy (m.in. jeśli chodzi o termin powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy) zaproponowano, aby podatnikom pozostawić pewną swobodę w zakresie zasad wystawiania faktur.
Ujęcie tej swobody w zbiór uporządkowanych zasad nazywane jest marketingowo „Regulaminem fakturowym”. Nie jest to wszakże instytucja przewidziana (planowana) w przepisach prawa. Nie ma obowiązku wdrożenia takiego dokumentu (regulaminu).
Pod pojęciem „regulaminu fakturowego” można ewentualnie rozumieć to, że zgodnie z przepisami u.p.t.u. jakie będą obowiązywały od dnia 1 stycznia 2014 r. podatnik będzie miał obowiązek „określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury”. Ten sam obowiązek będzie nakładał na podatników od dnia 1 stycznia 2013 r. § 20a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.).
Przez autentyczność pochodzenia faktury będzie się rozumiało pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei integralność treści faktury ma być definiowana jako okoliczność, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Jest to więc definicja taka sama, jaka obecnie jest przewidziana dla faktur elektronicznych.
Nie wiadomo w jaki sposób miałby być określony „ten sposób”. Czy wymagane byłoby utrwalenie tego na piśmie? Czy też wystarczyłoby wdrożenie jednolitych zasad bez ujmowania (utrwalania) ich na piśmie?
W każdym razie podkreślić należy, że nie chodzi tutaj o obowiązek opracowania dokumentu (regulaminu) jako formalnego wykonania obowiązku („sztuka dla sztuki”). Rzecz nie w tym, aby opracować „regulamin”, którego wydruk będzie się potem kurzył w zapominanej szufladzie biurka. Chodzi raczej o opracowanie, wdrożenie i stosowanie pewnych jednolitych zasad wystawiania faktur i sposobu postępowania z nimi. Tak, aby podatnik uzyskiwał dodatkowe argumenty w potencjalnym sporze z fiskusem, co do tego, czy dana faktura jest fakturą wystawioną przez niego, czy też ewentualnie przez inny podmiot (i została „podłożona”). Spełnienie tego obowiązku jest więc jak najbardziej w interesie podatnika, przy czym podkreślić jeszcze raz należy – nie chodzi tutaj o opracowanie i utrwalenie regulaminu, tylko o to, aby opracować i stosować pewne jednolite zasady dotyczące wystawiania faktur.
Adam Bartosiewicz
Vademecum Głównego Księgowego
Data publikacji: 10 stycznia 2013 r.