Faktury mogą być przechowywane w formacie PDF

Dopuszczalne jest, aby kopie faktur przechowywane były wyłącznie w formie elektronicznej z zachowaniem możliwości wydrukowania ich na żądanie organów podatkowych w podziale na okresy rozliczeniowe, dni, miesiące, lata, dowolne okresy oznaczone datami.
Obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 września 2013 r., IPPP1/443-617/13-4/JL
Opracowanie: Jolanta Mazur, RPE WKP
Źródło: www.mf.gov.pl, stan z dnia 2 października 2013 r.
Data publikacji: 2 października 2013