08-01-2019
Do tej pory, do 31-12-2018 r. wszystkie te akta powinny być przechowywane przez okres 50 lat oraz wyłącznie w formie papierowej.
Od 01-01-2019 r. wchodzą w życie duże zmiany dotyczące przechowywania akt osobowych pracowników, które w skrócie pozwalają na:
- Przechowywaniu przez 10 lat akta pracownicze wszystkich osób, które zostały zatrudnione po 2018 r.
- Można skrócić do 10 lat okres przechowania akt tych pracowników, którzy zostali zatrudnieni w latach 1999–2018. W tym celu trzeba złożyć oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekazać do ZUS specjalne raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym czasie, tych którzy już są zwolnieni. Jeśli stosunek pracy z pracownikiem zatrudnionym w latach 1999–2018 zostanie rozwiązany po 2018 r. (w przyszłości), raport informacyjny ZUS RIA trzeba przekazać do ZUS wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń. Nie ma obowiązku, przekazywania tych specjalnych informacji do ZUS ( ZUS OSW i ZUS RIA) dotyczących pracowników zatrudnianych przed 01-01-2019 r. (w latach 1999 -2018) ale wtedy okres przechowywania akt pracowniczych będzie wynosił 50 lat.
- Akta pracowników, którzy byli zatrudnieni przed 1999 r., trzeba przechowywać tak jak dotychczas przez 50 lat (nie ma możliwości skrócenia tego okresu).
Dodatkowo, akta pracownicze od 01-01-2019 r. mogą być przechowywane w postaci elektronicznej lub papierowej.