Akta osobowe pracowników – okres przechowywania można skrócić z 50 lat do 10 lat

08-01-2019

Do tej pory, do 31-12-2018 r. wszystkie te akta powinny być przechowywane przez okres 50 lat oraz wyłącznie w formie papierowej.

Od 01-01-2019 r. wchodzą w życie duże zmiany dotyczące przechowywania akt osobowych pracowników, które w skrócie pozwalają na:

  1. Przechowywaniu przez 10 lat akta pracownicze wszystkich osób, które zostały zatrudnione po 2018 r.
  2. Można skrócić do 10 lat okres przechowania akt tych pracowników, którzy zostali zatrudnieni w latach 1999–2018. W tym celu trzeba złożyć oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekazać do ZUS specjalne raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym czasie, tych którzy już są zwolnieni.  Jeśli  stosunek pracy z pracownikiem zatrudnionym w latach 1999–2018 zostanie rozwiązany po 2018 r. (w przyszłości), raport informacyjny ZUS RIA trzeba przekazać  do ZUS wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń. Nie ma obowiązku, przekazywania tych specjalnych informacji do ZUS ( ZUS OSW i ZUS RIA) dotyczących pracowników zatrudnianych przed 01-01-2019 r. (w latach 1999 -2018) ale wtedy okres przechowywania akt pracowniczych będzie wynosił 50 lat.
  3. Akta pracowników, którzy byli zatrudnieni przed 1999 r., trzeba przechowywać tak jak dotychczas przez 50 lat (nie ma możliwości skrócenia tego okresu).

Dodatkowo, akta pracownicze od 01-01-2019 r. mogą być przechowywane w postaci elektronicznej lub papierowej.

 

Powrót