Kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki dokumentowane poprzez oświadczenie pracownika o poniesionych kosztach podczas podróży służbowej są wystarczającym dowodem do uznania tych wydatków za koszt uzyskania przychodu.
W sprawie podróży służbowej pracownika należy sięgnąć do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991). W § 2 rozporządzenia czytamy, że z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety oraz
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W § 10 rozporządzenia czytamy, że pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Zasadniczo, zgodnie z § 13 ust. 4 rozporządzenia pracownik do rozliczenia kosztów podróży powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Rozporządzenie wskazuje, że jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Oświadczenie złożone przez pracownika stanowi dokument potwierdzający wydatek. Zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) jako dowód dopuszcza się wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Powyższe znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 listopada 2010 r., ILPB4/423-168/10-5/MC. W interpretacji czytamy, że wydatki dokumentowane poprzez oświadczenie pracownika o poniesionych kosztach, poświadczone przez pracownika są wystarczającym dowodem do uznania tych wydatków za koszt uzyskania przychodu.
Edyta Zaniewicz
Vademecum Głównego Księgowego
210857
Data publikacji: 29 maja 2012 r.