Od 1 listopada 2013 r. obowiązują nowe druki dokumentów ubezpieczeniowych. Zmieniają się dokumenty zgłoszeniowe: ZUS ZUA, ZUS ZCNA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZWUA, ZUS ZSWA oraz dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA.
Z dniem 1 listopada 2013 r. zmienione zostało rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz. U. Nr 186, poz. 1444). Zmianę wprowadza rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 września 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz. U. poz. 1101).
Nowelizacja rozporządzenia ma na celu:
1) dostosowanie wzorów dokumentów zgłoszeniowych : ZUS ZUA, ZUS ZCNA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZWUA, ZUS ZSWA, zawartych w rozporządzeniu do zmian wprowadzonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585, z późn. zm.) przez ustawę z dnia 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 171, poz. 1016) – dalej u.z.z.e. Nowelizacja umożliwi płatnikom składek prawidłowe wypełnianie dokumentów ubezpieczeniowych oraz zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz rozliczania składek. Ustawa u.z.z.e. wprowadziła bowiem przepisy, zgodnie z którymi odstąpiono od obowiązku posiadania numeru NIP przez osoby fizyczne objęte rejestrem PESEL, jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej lub nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług;
2) wprowadzenie zmian we wzorach dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, polegających na wprowadzeniu pól do wykazania należnych składek według wszystkich źródeł ich finansowania, w celu zapewnienia poprawności wypełniania tych dokumentów przez płatników składek oraz zapewnienia im pełnego wsparcia przy weryfikacji poprawności ich wypełnienia w programie PŁATNIK. Zapewni to także jednoznaczność ewidencjonowania należnych składek w systemie informatycznym ZUS na kontach płatników składek oraz na kontach ubezpieczonych. Pozwoli również na stworzenie nowych mechanizmów weryfikacji jeszcze w trakcie ich wypełniania u płatnika składek korzystającego z narzędzi informatycznych przy sporządzaniu dokumentów ubezpieczeniowych;
3) uchylenie załącznika ZUS RMUA, oraz wprowadzenie w jego miejsce druku informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej i informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej, które ułatwią płatnikom składek wykonywanie obowiązków dotyczących przekazywania informacji zawartych w raportach imiennych raz na rok lub na żądanie ubezpieczonego nie częściej niż raz na miesiąc;
4) wprowadzenie odrębnych kodów dla osób pobierających emeryturę pomostową i nauczycielskie świadczenie kompensacyjne zamieszkałych w Polsce oraz w innym niż Polska państwie członkowskim UE lub państwie członkowskim EFTA, ze względu na konieczność prawidłowej identyfikacji osób uprawnionych do świadczeń zdrowotnych;
5) zmianę kodów tytułu ubezpieczenia oraz usunięcie nadmiarowych kodów, w związku z tym, iż od 1 stycznia 2013 r. weszły w życie zmiany ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, które nie uzasadniają dalszego utrzymywania w systemie różnych kodów w przypadku osób podlegających dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (dotyczy to zmiany opisu kodu 19 00, dodanie kodu 19 10 oraz usunięcia kodów 15 00, 16 10, 17 00, 18 10);
6) umożliwienie monitorowania przez Prezesa ZUS od 1 stycznia 2014 r. wykorzystania limitu wydatków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu urlopów rodzicielskich przez wprowadzenie kodów świadczenie/przerwy. Wykonanie tego obowiązku będzie możliwe przez zmianę obowiązujących i wprowadzenie kodów umożliwiających identyfikację zasiłków macierzyńskich i wyrównywania zasiłku macierzyńskiego wypłacanych zarówno przez ZUS jak i przez płatników składek – obowiązek ten nakłada ustawa z dnia 28 maja 2013 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 675) – dotyczy to kodów 311, 315, 319, 320, 325, 326, 327, 328;
7) wprowadzenie nowych kodów tytułu ubezpieczenia w związku z wejściem w życie od 1 września 2013 r. ustawy z dnia 26 lipca 2013 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 983), która przewiduje wprowadzenie nowych grup ubezpieczonych, podlegających ubezpieczeniom społecznym lub zdrowotnemu, w związku z podjęciem sprawowania opieki nad dzieckiem, przez okres 3 lat, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 5 roku życia.
Rozporządzenie z dnia 9 września 2013 r. wchodzi w życie 1 listopada 2013 r., za wyjątkiem nowych kodów ubezpieczenia właściwych dla osób sprawujących osobistą opiekę nad dzieckiem (kody tytułu ubezpieczenia 12 50, 12 60, 12 70, 12 80, 12 90), które weszły w życie 19 września 2013 r., oraz odrębnych kodów dla osób pobierających emeryturę pomostową i nauczycielskie świadczenie kompensacyjne zamieszkałych w Polsce oraz w innym niż Polska państwie członkowskim UE lub państwie członkowskim EFTA (kody 26 00, 26 01, 27 00, 27 01), które wejdą w życie 1 kwietnia 2014 r.
Płatnicy składek mogą jednak do wyczerpania zapasów posługiwać się dotychczasowymi wzorami dokumentów, jeżeli dokumenty są przekazywane w formie dokumentu pisemnego, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2013 r.
Płatnicy składek mogą posługiwać się oprogramowaniem zawierającym dotychczasowe wzory dokumentów ubezpieczeniowych, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2013 r.
W obydwu ww. przypadkach należy stosować kody tytułu ubezpieczenia i kody świadczenia/przerwy obowiązujące do dnia 31 października 2013 r.
Od 1 listopada 2013 r. obowiązują następujące zmienione wzory dokumentów ubezpieczeniowych:
– ZUS ZUA (Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osobowych ubezpieczonej),
– Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej,
– ZUS ZSWA (Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze),
– ZUS ZCNA (Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego),
– ZUS ZZA (Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych),
– ZUS ZIUA (Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej),
– ZUS ZWUA (Wyrejestrowanie z ubezpieczeń),
– ZUS RCA (Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach),
– ZUS RZA (Imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne),
– ZUS DRA (Deklaracja rozliczeniowa),
– Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej.
Krystyna Tymorek
Data publikacji: 4 listopada 2013 r.