Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg ma obowiązek złożenia podpisu, a w przypadku odmowy ma ona obowiązek uzasadnienia odmowy na piśmie. Ewentualne sankcje za brak podpisu mogą być egzekwowane na podstawie przepisów prawa pracy – jako naruszenie obowiązków służbowych.
Sprawozdanie finansowe podpisuje zgodnie z dyspozycja art. 52 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) – dalej u.o.r.:
osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i
kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu
Dodatkowo osoby podpisujące sprawozdanie finansowe powinny podać datę podpisu, a podpisy powinny zostać złożone na wszystkich dokumentach składających się na sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowej, zestawienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych). Osoby podpisujące powinny podać datę podpisu.
Osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jest najczęściej główny księgowy. Natomiast przez kierownika jednostki – zgodnie z wyjaśnieniem podanym w art. 3 ust. 1 pkt 6 u.o.r. – rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.
Należy zaznaczyć, że przepisy ustawy o rachunkowości nie przewidują żadnych wyłączeń z obowiązku podpisywania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i przez kierownika jednostki. Dopuszczają jednak w art. 52 ust. 2 u.o.r. możliwość odmowy podpisu sprawozdania finansowego, lecz wymagane jest wówczas pisemne uzasadnienie dołączone do tego sprawozdania.
Aby wypełnić obowiązek podpisania sprawozdania finansowego wystarczające jest złożenie przez osobę, której powierzone prowadzenie ksiąg rachunkowych, i przez kierownika jednostki własnoręcznych podpisów (zawierających co najmniej nazwisko osoby oznaczonej) na dokumentach obejmujących jego treść. Podpisy powinny być złożone pod tekstem każdego elementu wchodzącego w skład sprawozdania, tj. pod ostatnią informacją wykazywaną w bilansie, pod ostatnią informacją wykazywaną w rachunku zysków i strat itd. I to niezależnie od tego, na ilu kartkach czy stronach sporządzone zostały te dokumenty.
Edward Tomczyk
Vademecum Głównego Księgowego
135722
Data publikacji: 17 lutego 2012 r.