Będzie rewolucja w przechowywaniu dokumentów pracowniczych

Ministerstwo Gospodarki przygotowało projekt zmian kodeksu pracy i zaprasza do konsultacji społecznych. Zmiany mają dotyczyć zasad przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej.

Obecnie pracodawca musi prowadzić i przechowywać dokumentację kadrową w sprawach związanych ze stosunkiem oraz akta osobowe pracowników, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jeśli zaniedba te obowiązek, to popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. Dla większości dokumentów wymagane jest zachowanie formy pisemnej. W aktach osobowych pracownika gromadzone są dokumenty obligatoryjne oraz złożone dobrowolnie.

Jeśli chodzi o dokumentację płacową, to zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej płatnik składek jest obowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od zakończenia zatrudnienia danego pracownika.

Akta osobowe i płacowe są dokumentacją tzw. niearchiwalną i mają ustalony 50-cio letni czas przechowywania. Po jego upływie są niszczone. Te i inne kwestie związane z dokumentacją kadrowo-płacową reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Projekt zmiany ustawy określa nowe okresy przechowywania dokumentacji. Mają się one różnić w zależności od rodzaju dokumentu i jego przydatności do różnych celów. I tak, projekt przewiduje trzy zasadnicze okresy przechowywania: okres zatrudnienia – określany jako „0 lat”, tj. zniesienie obowiązku przechowywania dokumentu po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy, pięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia – dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy oraz pięćdziesięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia dla dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych.

Projekt przewiduje dla okresów przechowywania tylko przez czas zatrudnienia oraz przez 50 lat zamknięty katalog dokumentów. Pozostałe musiałyby być przechowywane przez 5 lat od ustania zatrudnienia. Jeżeli przepisy dotyczące stosunku pracy określonej kategorii pracowników będą przewidywały obowiązek włączenia do akt osobowych pracownika danego dokumentu, nie określając czasu jego przechowywania, to wówczas trzeba je będzie przechowywać przez 5 lat od dnia ustania stosunku pracy. Okres pięcioletni proponowany dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy, uwzględnia okres przedawnienia tych roszczeń wynoszący 3 lata zgodnie z art. 291 § 1 k.p. Wprowadzane ułatwienia mają na celu zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentacji pracowników.

W obecnym systemie prawnym jest obowiązek przechowywania teczki osobowej z pełną dokumentacją pracownika przez 50 lat, pomimo że część tej dokumentacji nawet potencjalnie nie jest przydatna dla korzystania przez pracownika z przysługujących mu uprawnień, czy to w ramach dochodzenia roszczeń z tytułu stosunku pracy, czy dla celów emerytalno-rentowych.

W związku z ustaleniem nowych okresów przechowywania dokumentacji, zmianie ulegnie sposób gromadzenia akt osobowych pracownika. Akta osobowe pracownika będą składały się z trzech części wyodrębnionych ze względu na okres przechowywania gromadzonych w nich dokumentów. Wszystko to określi nowe rozporządzenie.

Zmiany miałyby wejść w życie 1 stycznia 2016 r.

Agnieszka Rosa

Data publikacji: 9 kwietnia 2015 r.