Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać e-faktury w trybie offline i przesyłać je do KSeF następnego dnia. Tryb offline zostanie wprowadzony jako stałe rozwiązanie. Jednak by z niego korzystać, konieczne będzie pobranie nowego certyfikatu wystawcy faktury. By móc wysyłać w KSeF faktury z załącznikami, trzeba będzie wcześniej dokonać odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Według ekspertów zmiany idą w dobrym kierunku, ale firmom zostaje mało czasu na ich wdrożenie.
Ministerstwo Finansów przedstawiło nową wersję projektu nowelizacji ustawy o VAT, wprowadzającego obowiązkowy KSeF (poprzednia wersja pochodzi z listopada 2024 r.) Nie zmieni się założenie, iż najwięksi polscy przedsiębiorcy będą obowiązkowo wystawiać e-faktury w systemie KSeF od 1 lutego 2026 r., a pozostali od kwietnia 2026 r. (Do weryfikacji progu 200 mln złotych, powyżej którego duże przedsiębiorstwa będą musiały korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 roku, brana będzie pod uwagę sprzedaż z 2024 r., a nie z 2025 r.). Wprowadzono natomiast szereg zmian dotyczących m.in. trybu offline i załączników do faktur. Resort potwierdza też, że limit zwolnienia podmiotowego z VAT zostanie podniesiony z obecnych 200 tys. zł do 240 tys. zł.
Faktury offline będzie można wystawiać bezterminowo
Projekt wprowadza na stałe możliwość wystawiana faktur w trybie „offline24” – na zasadzie dobrowolności. Wcześniej zakładano, że tryb ten będzie stosowany w okresie przejściowym, do końca 2026 r. -Wzmocni to pewność obrotu gospodarczego w sytuacji, gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu lub generalnie specyfika jego działalności uzasadnia stosowanie tego trybu – uzasadnia ministerstwo.
– Tryb offline zostanie wprowadzony jako stałe rozwiązanie. W praktyce faktura wystawiona zgodnie ze wzorem może być przesłana do KSeF następnego dnia roboczego. To krok w dobrym kierunku, ale organizacje przedsiębiorców postulują, by wydłużyć ten termin do trzech dni roboczych.
Kto musi mieć certyfikat wystawcy faktury
Nowością będzie też pobór certyfikatu wystawcy faktury – podatnicy mają mieć możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu wystawcy faktury jeszcze przez datą wejścia w życie obowiązku KSeF, tj. od 1 listopada 2025 r. Certyfikat ten będzie niezbędny do wytworzenia kodu QR zapewniającego autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
– Wcześniejsze pobranie certyfikatu wystawcy faktury jest warunkiem koniecznym, by podatnik mógł wystawiać faktury w tzw. trybie offline, tj. w okresie trwania awarii lub niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, czy w sytuacji, gdy podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24 (art. 106nda projektu). Kwestie techniczne związane z pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumencie „Specyfikacja oprogramowania interfejsowego”, który zostanie opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów – wyjaśnia resort finansów.
Faktury papierowe do końca 2026 r.
Tylko do końca 2026 r. przedsiębiorcy będą mieli możliwość wystawiania przez faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych w sytuacji, gdy wystawiają wyłącznie faktury, których wartość należności ogółem jest mniejsza lub równa 450 zł, a łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest mniejsza lub równa 10 tys. zł. Oba warunki muszą być spełnione łącznie. Przepis ten nie będzie miał zastosowania, jeżeli wartość należności ogółem na fakturze jest większa niż 450 zł lub gdy łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest większa niż 10 tys. zł.
Według organizacji przedsiębiorców to zbyt niskie limity. Warto by MF podniosło zwłaszcza limit pojedynczej faktury – 450 zł. Zdarza się bowiem, że mali przedsiębiorcy mieszczą się w miesięcznym limicie 10 tys. zł, ale wystawiają pojedyncze faktury na kwoty wyższe niż 450 zł.
Dobrowolne faktury dla konsumentów
Przedsiębiorcy chwalą też rozwiązania, pozwalające na dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów. Decyzja będzie należała do sprzedawcy.
Jak wyjaśnia MF, sprzedawca będzie decydował, czy wystawia dla konsumenta e-fakturę w KSeF, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach. Oznacza to, że do wystawienia e-faktury nie będzie wymagana zgoda nabywcy – konsumenta. Jednak, tak jak dotychczas, by otrzymać fakturę, konsument będzie musiał zgłosić żądanie wystawienia takiego dokumentu przez nabywcę (zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).
– Faktura dla nabywcy niezarejestrowanego do VAT, nieposługujące się NIP oraz podmiotu zagranicznego będzie udostępniana przez wystawcę w sposób z takim nabywcą uzgodniony, czyli także możliwe jest wydanie faktury poza KSeF. Faktura wydana poza KSeF dla nabywcy niezarejestrowanego do VAT, nieposługującego się NIP oraz dla podmiotu zagranicznego będzie wymagała opatrzenia jej odpowiednim kodem weryfikacyjnym QR. Drugie rozwiązanie, które zostało uwzględnione w projekcie, to możliwość wystawiania faktur w trybie offline24 i przesyłania ich niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego do KSeF. Jest ono dedykowane przedsiębiorcom, u których wymaga tego specyfika działalności lub specyfika danej transakcji, które to okoliczności należy interpretować szeroko. – wyjaśnia MF.