• Wystawienie i odbiór faktur ogólnie będzie odbywać się wg poniższego schematu:

• SPRZEDAWCA – wystawia fakturę sprzedaży – ustrukturyzowaną z własnym numerem, wyłącznie poprzez odpowiedni program komputerowy z możliwością wysyłki internetowej tej faktury do KSeF i wysyła tę fakturę do KSeF. Uwaga: należy ustalić z producentem oprogramowania, czy posiadany i używany aktualnie program sprzedażowy posiada funkcję wysyłki faktur do KSeF. Program taki powinien być stale aktualizowany wraz ze zmieniającymi się przepisami. Co do zasady podstawowej faktura powinna być wysłana do KSeF w tym samym dniu, w którym została wystawiona. Jeżeli wysyłka do KSeF nastąpi w innym dniu niż data wystawienia przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF.
• Faktura po dotarciu do KSeF jest sprawdzana pod względem poprawności (struktura xml) i nadawany jest tej fakturze specjalny dodatkowy numer składający się z 32 znaków (ID KSeF). Aby faktura otrzymała numer identyfikujący w systemie, musi być przesłana do KSeF. Zaznacza się, że w sytuacji gdy faktura została odrzucona przez KSeF przyjmuje się, że faktura nie została wystawiona. Takiemu dokumentowi nie zostanie przydzielony numer identyfikujący w systemie i w konsekwencji nie będzie mógł być on uznany za fakturę ustrukturyzowaną, aż do czasu ponownego przesłania do KSeF. Ponownie przesłana faktura będzie uznana za wystawioną w dacie jej ponownego przesłania do KSeF i nadany zostanie numer identyfikujący tę fakturę w KseF”. Możliwa jest wysyłka pojedyncza (każdej faktury osobno) lub wysyłka tzw. wsadowa (całej paczki faktur) np. na koniec dnia w przypadku dużej ilości faktur wystawianych dziennie.
• NABYWCA aby pobrać fakturę (dla nabywcy jest to faktura zakupu), musi posiadać konto w systemie KSeF, zalogować się na to konto i internetowo pobrać daną fakturę. Proces ten byłby uciążliwy (system KSeF nie będzie informował o pojawieniu się nowej faktury zakupu), dlatego niezbędne jest posiadanie odpowiedniego programu, który automatycznie sprawdzi czy pojawiły się nowe faktury do pobrania.Uwaga: należy ustalić z producentem oprogramowania, czy posiadany i używany aktualnie program sprzedażowy (lub magazynowo – sprzedażowy) jest zintegrowany z systemem KSeF i pozwala zautomatyzować pobieranie faktur zakupowych z KSeF.Dostęp do KSeF otrzymuje się po założeniu indywidualnego konta. Aby skorzystać z KSeF, trzeba mieć odpowiednie uprawnienia. Z KSeF może korzystać zarówno sam podatnik, jak i uprawnione przez niego osoby oraz podmioty (np. pracownicy, biuro rachunkowe).
• Będziemy wspomagać naszych Klientów w założeniu konta w KSeF i nadaniu odpowiednich uprawnień użytkowych oraz odpowiedniego  wdrożenia e-Faktur z KSeF, przywidujemy wprowadzenie trzech  wariantów wdrożenia w zależności od specyfiki Firmy.

Powrót